O módulo Cotações e compras, como o nome sugere, é responsável por administrar todas as cotações junto a fornecedores e compras realizadas pela empresa, comunicando-se, sobretudo, com os módulos de Gerenciamento de Estoque e Gerenciamento Financeiro.
Emissão de cotações e conversão em compra
Um usuário devidamente autorizado e logado no sistema pode criar solicitações de cotações e enviá-las automaticamente para os fornecedores da empresa através de um e-mail com uma mensagem que pode ser pré-cadastrada.
O fornecedor, por sua vez, tem até a data especificada na cotação para responder a proposta que, caso seja aprovada pelo funcionário responsável, é convertida em uma nova compra.
Uma vez convertida, o status da cotação no sistema será alterado de Aguardando para Convertida e, em decorrência da sincronização de resposta com os fornecedores, não poderá ser editado.
Integração com estoque, financeiro e fiscal
Para cada compra realizada pela empresa, o sistema avisa o estoque para atualizar a quantidade de produtos armazenados, bem como envia um novo lançamento de despesa para o módulo financeiro contabilizar no fluxo de caixa. Há também a possibilidade de inserir os dados da compra no sistema através do upload dos XMLs das notas fiscais.
Buscas e gestão de registros
Assim como outros módulos do sistema, o módulo de Cotações e Compras oferece a possibilidade de realizar buscas genéricas ou específicas por cotações e compras a partir de informações das mesmas, exportar relatórios em PDF e Excel que contemplem os registros dos filtros de busca, bem como exportar o pedido de compra de cada registro.
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