Entenda o que é emissão de NFe e como funciona

Uma das tarefas mais importantes das burocracias do dia a dia do empreendedor é a emissão de NFe, ou seja, a nota fiscal eletrônica. Esse documento faz parte da vida de vendedores e compradores.

No entanto, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica. Por isso, a Betalabs preparou este conteúdo completo sobre o tema, incluindo um passo a passo de como emitir. Siga a leitura para entender tudo sobre as NFes!

O que é a NFe?

A Nota Fiscal Eletrônica, mais conhecida pela sigla NFe, é um documento digital com finalidade fiscal que serve para comprovar a compra e a venda de produtos. Geralmente, ela é emitida em caso de simples revenda, aquisição de itens em e-commerces ou de artigos industrializados.

São vários os benefícios da emissão de NFe para todas as partes envolvidas. Para ou vendedores, a redução de custos é uma das vantagens, pois a nota é eletrônica e não precisa de papel para impressão. O armazenamento e a organização dos documentos fiscais também ficam mais fáceis.

Já para as empresas compradoras, elimina-se o processo de digitação de notas fiscais no ato de receber as mercadorias, já que os negócios podem adaptar os sistemas para extrair as informações da NFe de forma digital e automatizada.

Nota fiscal de serviço (NFSe)

Qual a diferença entre NFSe (nota fiscal de serviço) e NFe? Enquanto a primeira registra a prestação de serviços, a segunda documenta apenas a venda de produtos.

Por exemplo, uma loja de informática, ao comercializar peças, acessórios e celulares, deve fazer a emissão de NFe. Já para registrar serviços como manutenção e consertos, a NFSe é o documento mais adequado.

Quem deve emitir?

Em âmbito nacional, a emissão de NFe é obrigatória para qualquer tipo de negócio que comercialize produtos ou serviços, independentemente se você é microempreendedor ou tem uma empresa de grande porte. É necessário emitir o documento fiscal se o seu empreendimento estiver dentro das seguintes categorias:

empresa do Lucro Presumido;
empresa do Lucro Real;
empresa do Simples Nacional;
empresa de pequeno porte (EPP);
microempresa (ME);
microempreendedor individual (MEI).

MEI é obrigado a emitir NF-e?

Então, quem é MEI deve obrigatoriamente emitir nota fiscal eletrônica? Teoricamente, não. No entanto, o documento é um benefício, e o microempreendedor individual pode ser obrigado a fazê-lo em alguns casos, como:

quando vender ou prestar serviços para outras pessoas jurídicas;
quando clientes, na condição de pessoa física, solicitarem a emissão de NFe;
quando enviar o produto para o cliente, seja empresa ou pessoa física, como resultado de venda pela internet, telefone ou catálogo.

Como emitir?

Como emitir nota fiscal eletrônica? É usado o site da Sefaz (Secretaria da Fazenda) de cada Estado. Você precisa optar por esse tipo de documento e se credenciar no posto fiscal estadual para obter a autorização. Só assim é criada uma assinatura digital, com um software específico para a emissão. Acompanhe as etapas:

cadastro no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ): antes de começar a emitir NFe, você precisa ter um CNPJ ativo;
emissão de Certificado Digital: a NFe é um documento eletrônico e, por isso, requer um certificado digital. Ele é emitido por uma autoridade certificadora autorizada pelo ICP-Brasil. Portanto, empresas precisam do e-CNPJ;
utilização de software emissor: você pode utilizar um programa para emitir as notas fiscais eletrônicas, que pode ser próprio ou fornecido por empresas especializadas. Há opções gratuitas e pagas disponíveis no mercado;
acesso ao ambiente da Secretaria da Fazenda: a comunicação entre a empresa e a Secretaria da Fazenda é on-line. Você precisa de acesso à plataforma virtual para enviar as informações da NFe;
preenchimento das informações: no software emissor, preencha os campos necessários para a emissão da NFe, incluindo dados do produto ou serviço, valores, tributos, entre outros;
assinatura eletrônica: você precisa assinar o documento digitalmente utilizando o certificado digital;
transmissão para a Secretaria da Fazenda: após você preencher e assinar a NFe, ela é transmitida para a Secretaria da Fazenda. Isso pode ser feito diretamente pelo software emissor;
autorização: a Secretaria da Fazenda analisa as informações e, se estiverem corretas, autoriza a emissão da NFe. Em caso de problemas, é necessário corrigir e reenviar;
impressão e arquivo do DANFE: após a autorização, você deve imprimir o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que acompanha o transporte da mercadoria. Além disso, é necessário arquivar o arquivo XML da NFe, pois ele é o comprovante em formato digital.

Lembrando que essas são diretrizes gerais, e pode haver variações dependendo do estado brasileiro em que a empresa está localizada. Por isso, o recomendado é sempre consultar a legislação vigente e, se possível, contratar um contador para garantir o cumprimento de todas as obrigações fiscais.

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