10 dicas para organizar a empresa gastando pouco

“O que foi mesmo que eu falei com aquele cliente?” “Será que tenho tal produto em estoque?” Esses e muitos outros questionamentos estão no dia a dia de diversos gestores de empresas de pequeno e médio porte. Quando isso acontece, é preciso repensar a gestão da informação da sua empresa, lançando mão de uma série de ferramentas disponíveis na Internet para isso.

E, para desmistificar esses sistemas e provar que não há segredos para utilizá-los, relaciono abaixo dez dicas para escolher a solução exata para a sua empresa:

1. Busque sistemas que permitam customização de fluxo. Essa é a primeira dica para não escolher uma ferramenta que não conseguirá se adequar a sua empresa. Lembre-se que processos devem servir pessoas, nunca o contrário.

2. Ao escolher uma ferramenta, não foque em funções genéricas como sistema financeiro online e fluxo de caixa. Procure pelas funcionalidades que são vitais para o seu negócio, como controle de boletos, comissionamento de funcionários ou emissão de notas fiscais.

3. Antes de começar, entre em contato com a empresa que oferece o serviço. Essa simples preocupação pode te livrar do enrosco de contratar uma solução de uma empresa que não presta um bom suporte.

4. Homologue a solução! Não adianta mandar um link para os seus funcionários e pedir para que façam os cadastros e testem os fluxos. O processo de implementação e troca de sistemas deve ser acompanhado de perto pelos responsáveis pela gestão da empresa.

5. Tenha alguém responsável pela ferramenta, que possa esclarecer os colaboradores com mais dificuldade. Isso evita que eles dependam da resposta do suporte, que pode ser mais demorada.

6. Analise a confiabilidade da solução. A internet oferece muitas opções, porém, é importante ficar atento à credibilidade da empresa na qual você confiará suas informações. Sempre pesquise e, para isso, referências na mídia sobre a empresa ou a ferramenta são uma ótima opção.

7. Preocupe-se com contingência. Ser realista é muito importante para qualquer gestor. Mesmo com um sistema confiável, a sua internet pode cair e, se isso acontecer, é preciso ter processos de contingência para operações vitais ao funcionamento do seu negócio.

8. Caso seu negócio seja um e-commerce, a dica mais importante é a seguinte: preocupe-se com integrações que podem automatizar os fluxos da sua empresa. Existem ferramentas como o gestãoJá, que importam automaticamente suas informações de vendas e tomam conta de estoque, emissão de notas e, até mesmo, etiquetas dos correios.

9. Utilize os relatórios disponíveis ao seu favor para auxiliá-lo no dia-a-dia e na estratégia do negócio. É importante identificar, por exemplo, onde é possível cortar gastos, aumentar a margem ou, até mesmo, diminuí-la para aumentar o volume de vendas.

10. Por último, mas não menos importante, comece a tirar as suas atividades e lembretes diários do papel e do “post-it” e passe a colocá-las na nuvem. O Google oferece a ferramenta “Google Agenda”, por exemplo, que te auxilia a controlar as tarefas e compartilhá-las com o restante da equipe, podendo acessá-las do computador ou do celular.