Sabemos que este tema é bem complicado para a maioria das micro e pequenas empresas. Além de diversas normas e regulamentações que devem ser seguidas, gerenciar as NFs, desde a emissão até seu arquivamento, é uma tarefa que exige alto nível de organização e comprometimento dos responsáveis.
Separamos algumas dicas que o ajudarão no gerenciamento de suas NFs e, assim, tornarão a rotina da empresa (um pouco) menos complicada!
Onde estão as NFs?
Antes de qualquer coisa, é importante reservar um espaço exclusivo para arquivar as NFs. Crie uma pasta no desktop, na rede ou crie um Dropbox (recomendamos que, de alguma forma, haja um backup – de preferência – na nuvem). Separe as NFs por datas ou qualquer outro filtro que facilite a busca posteriormente.
Contudo, como em dicas de outros posts, é essencial que você tenha controle do que está sendo adicionado e, mais importante ainda, disciplina para arquivar todas as NFs.
Atenção aos detalhes
Após organizar todas as NFs em um só local, você deverá criar filtros que o ajudem no controle dos pagamentos/recebimentos. Esses filtros variam de acordo com o critério que você estabelecer. Pode ser data de vencimento, valor, por clientes, etc. Não importa quais filtros você irá usar desde que funcionem! Pagar as contas em dia (e recebê-las também) evitará prejuízos desnecessários para a empresa.
Relacionamento
Mesmo seguindo os dois passos anteriores, alguns atrasos (às vezes) são inevitáveis. Seja por algum descuido ou por problemas no fluxo de caixa, essa situação, provavelmente, acontecerá com você. Sendo assim, você deve manter bons relacionamentos com seus fornecedores. Assim, quando precisar de Cartas de Correção, prorrogando os vencimentos, por exemplo, eles o farão. Caso contrário, qualquer erro que você cometa, terá que arcar com os valores de juros e multa que, em alguns casos, são altos.
ERP
O ERP Cloud oferece, dentre outras funções, integração com cidades de todo o país. Já incorpora o módulo de vendas para emissão, envio e armazenamento dos documentos fiscais. Com o ERP Cloud, todas as NFs são emitidas de forma simplificada aos clientes e seus registros ficam armazenados de forma segura e organizada. Esta ferramenta, além de tudo, não está limitada ao tamanho da empresa e quantidade de informações. Por estar na nuvem, quando a sua empresa crescer, o sistema pode ser ampliado para suportar maior fluxo de dados. Mais informações sobre o ERP Cloud, clique aqui.
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